Beaucoup de gens qui ont réussi ont développé des méthodes qui leur permettent d’avoir fini jusqu’à 90% de leur travail du jour avant qu’ils ne prennent leur pause déjeuner. Cela ne signifie pas qu’ils se lèvent à 5 heures du matin tous les matins. Ils ont tout simplement trouvé des moyens de rationaliser leurs tâches et d’en faire plus dans une période plus courte.
Voici les 10 recommandations des professionnels qui délivrent un maximum de tâches le matin et qui peuvent être plus cool l’après-midi.
1. Rédigez rapports, notes de service, documents le matin
Il y a des études scientifiques qui disent que l’écriture permet de concentrer votre cerveau et augmenter votre productivité. C’est pourquoi de nombreux experts en gestion du temps suggèrent de noter les choses par écrit afin de s’en souvenir. Si la rédaction de rapports, notes de service, ou de contrats fait partie de votre routine quotidienne, envisagez de faire tous ces travaux d’écriture dans la matinée. Votre qualité de concentration est optimale, et vous verrez que le reste de votre journée s’écoule beaucoup mieux ainsi.
2. Mettez-vous une alarme pour prendre des pauses
Il peut sembler contre-productif de faire une pause, mais le fait est que caler des arrêts périodiques est la meilleure façon de recharger vos batteries et de créer une meilleure mise au point pour la tâche à accomplir. Calez vous des alarmes sur une horloge dans votre bureau, sur votre montre, ou sur votre téléphone cellulaire, à la même heure chaque jour. Lorsque l’alarme se déclenche, arrêtez-vous, étirez vos bras, marchez autour du bureau, ou allez chercher une tasse de café. Limitez votre pause à cinq ou dix minutes pour éviter de vous laisser distraire, mais même cette courte pause permettra d’améliorer votre capacité d’attention.
3. Planifiez votre journée le soir d’avant
Chaque soir, avant d’aller au lit, faites la liste de toutes les tâches que vous voulez faire le lendemain et à quelle heure vous prévoyez de travailler sur chacune d’entre elle. Assurez-vous de laisser suffisamment de temps pour chaque tâche, et restez réaliste sur le temps dont vous avez besoin à chaque fois. Quand vous avez terminé une tâche le lendemain, rayez-la sur la liste et vous verrez à quel point votre sentiment de satisfaction va augmenter à chaque fois. Si vous ne remplissez pas une tâche, mettez-la en premier sur votre liste pour le lendemain et ne faites rien d’autre jusqu’à ce qu’elle soit faite.
4. Ne vous attardez pas sur les décisions
Lorsque vous êtes confronté à une décision au cours d’une journée normale de travail, prenez-la rapidement. La majorité du temps, votre première réaction à un problème qui doit être résolu est la bonne réponse, mais nous avons tendance à trop compliqué les situations et à retarder la prise de décision.
5. Utilisez la règle des 80/20
Les études scientifiques ont montré que seulement 20% de ce que vous faites chaque jour produit 80% des résultats. Par conséquent, en éliminant les tâches qui n’ont pas d’importance vous allez augmenter votre productivité. Pour votre prochain projet, décomposez-le en étapes, en supprimant les tâches qui ne seront pas productives jusqu’à ce que vous vous retrouvez avec les tâches minimales requises pour obtenir le projet terminé.
6. Ne répondez pas aux Emails et à la messagerie vocale après le déjeuner
En vérifiant vos e-mails et votre messagerie vocale toutes les 10 minutes, vous permettez aux autres de dicter ce que vous accomplissez dans la matinée et en plus vous n’êtes pas concentré vraiment sur ce que vous êtes en train de faire. Au lieu de cela, si possible, essayez de vous déconnecter. Ne regardez vos emails et n’écoutez vos messages que 3 fois par jour, le matin, le midi et le soir. Si une chaîne de courriels va au-delà de deux réponses, prenez le téléphone.
7. Arrêtez les multitâches
Au lieu d’essayer de faire 10 choses à la fois, concentrez-vous sur une tâche à la fois. Terminez une tâche avant de commencer une autre.
8. Gardez votre bureau rangé
Chaque soir, avant de quitter le bureau, rangez votre bureau. Un environnement de travail propre et rangé vous aide à penser plus clairement.
9. Levez-vous tôt
Bien que beaucoup de gens disent qu’ils ne sont pas « des lève-tôt » et qu’ils ne peuvent tout simplement pas se lever tôt le matin, le fait est que tout le monde peut se lever plus tôt. Si vous vous levez actuellement à sept heures et vous vous rapidement dépassez tous les matins, levez-vous une demi-heure ou une heure plus tôt. Je sais c’est dure mais je suis sûre que vous pouvez y arriver.
10. Eliminez les distractions
Il y a plusieurs façons d’éliminer les distractions, à la fois à la maison et au bureau. Informez vos collègues qui à certains moments de la matinée, vous ne pouvez pas être dérangé, par téléphone ou en direct. Fermez la porte de votre bureau. Et restez concentré sur votre liste de tâches à faire.
Ces 10 conseils vous aideront à être plus productif et vous permettront de réaliser la majorité des tâches de votre travail avant de partir pour le déjeuner. Bien sûr que vous allez continuer de bosser l’après-midi, mais au moins vous savez que vous allez quitter le bureau le soir moins stressé.
